Dokumente, Meetings, Termine und Deadlines. Im Büro kommt viel zusammen und das will geordnet sein. Doch die Organisation im Büro ist gar nicht mal so leicht, wenn man seinen Tisch, seine Unterlagen, seine Mails und zuletzt sich selbst organisieren muss. Mit dem ein oder anderen Tipp können Sie jedoch gut und langfristig Ordnung schaffen. Bei der Arbeit möchte man natürlich nicht die ganze Zeit aufräumen und ordnen. Daher hilft es von vornherein ein Ordnungssystem zu erstellen, dass sich mit wenigen Handgriffen bespielen lässt und langfristig einen positiven Beitrag leistet.
1. Ein ordentlicher Arbeitsplatz ist das A und O
Ordnung ist das halbe Leben und diese beginnt bereits am Schreibtisch. Der Schreibtisch ist der Ort, an dem man sich während der Arbeit im Büro am meisten aufhält. Sich hier an Ordnung und Sauberkeit zu halten, ist besonders wichtig. Ein organisierter und ansprechender Arbeitsplatz wirkt sich positiv auf Workflow, Konzentration und Effizienz aus. Der Schreibtisch sollte daher möglichst leer gehalten werden. Alles was überflüssig, Krims Krams oder sperrig ist, sollte hier nicht stehen. Auch die Gegenstände, die häufig benutzt werden, brauchen einen festen Platz, der optimalerweise gut gewählt ist. Für Stifte bieten sich Stifthalter oder Mäppchen an, damit diese nicht überall herumliegen. Dokumente und Zettel, welche man häufig benutzen muss, lassen sich gut in einem Ablagesystem organisieren. So liegen Unterlagen nicht auf dem Tisch, sondern organisiert in der Ablage. Alternativ lassen sich diese Gegenstände auch in einer Schublade unter der Arbeitsplatte oder seitlich am Schreibtisch unterbringen, so müssen sie nicht auf dem Tisch liegen. Stetiges Aufräumen und Säubern des Schreibtisches sollte zur Routine werden, so lässt sich langfristig die Ordnung halten. Wem es schwerfällt ordentlich zu bleiben, kann einige Tricks anwenden, um das zu verbessern. Richten Sie eine Krims Krams freie Zone auf Ihrem Schreibtisch ein, in dem Sie eine möglichst große Tischmatte benutzen. Auf dieser Matte dürfen sich nur häufig genutze Geräte befinden, wie Maus, Laptop, Tastatur oder Smartphone. Alles andere darf nicht auf der Tischmatte abgelegt werden. So schaffen Sie sich eine „Krims Krams-freie Zone“ auf dem Tisch.
2. Materialien brauchen einen festen Platz
Im Büro benötigt man viel Platz für seine Unterlagen und Materialien. Um für alles genug Platz schaffen zu können, braucht man genug Stauraum in Form von Möbeln, Körben und Ablagen. Rollcontainer bieten viel Platz für allerlei Unterlagen und Büro-Materialien. Dinge wie Locher, Tacker und Heftzwecken lassen sich gut in kleinen Körben oder einer Ablage unterbringen. Auch der Rollcontainer bietet Platz für solche Kleinigkeiten. In den Schubladen lassen sich nebst Zettel auch Kleinkram unterbringen, der nicht ständig offen auf dem Tisch liegen muss. Kleine Einlagen in den Schubladen verhindern, dass diese Dinge verloren gehen oder durcheinander geraten. So können Sie verschiedenen Krims Krams gut organisieren und versteckt aufbewahren. Für größere Gegenstände sind Körbe eine gute Aufbewahrungsmöglichkeit. Sie sehen ordentlich und aus verstecken gezielt die Gegenstände. Zur Organisation von Mappen bieten sich Hängemappen und die dafür vorhergesehenen Halterungen an. Hängemappen lassen sich gut nach dem Alphabet sortieren und schnell durchsuchen. Sie sehen ordentlich aus und verhindern Dokumetenchaos. Für die Lagerung von Ordnern eigenen sich Regale, oder Aktenschränke. Mit der richtigen Beschriftung an den Ordnern lässt sich auch auf einen Blick erkennen, was in welchen Ordnern geheftet ist. Stifte lassen sich gut in Stifthalter auf dem Tisch, oder in einem Mäppchen in einer Schublade aufbewahren. Wenn die Stifte nicht oft benutzt werden, sollten sie besser in einer Schublade aufgehoben werden und der Arbeitstisch davon frei gehalten werden.
Elementar ist stetiges Aufräumen und Organisieren. Jedes Teil muss seinen eigenen Platz haben und zum Ende des Arbeitstages auch immer wieder dahin zurückgelegt werden. Auch tagsüber sollte Dinge, die nicht mehr benutzt oder benötigt werden, weggeräumt werden. Mit dieser Taktik kann man auf Dauer gut Ordnung im Büro halten.
3. Dokumente richtig organisieren
Ein Dokumentenchaos ist hinderlich bei der Arbeit, verlängert Prozesse und erschwert so einiges. Dokumente lassen sich auf verschiedene Weisen organisieren. Für einzelne Zettel reichen Ablagen, damit diese nicht lose liegen und leicht entnommen werden können. Diverse Unterlagen lassen sich in Hängemappen oder Aktenordnern aufbewahren und abheften. Mit Beschriftungen und anderen Methoden lassen sich diese Unterlagen dann gut organisieren und kategorisieren. Zur besseren Organisation können die Hängemappen in verschiedenen Farben ausgesucht und jenen dann ein Thema zugeordnet werden. So hat man schnell einen Überblick, welche Mappe welche Informationen und Dokumente enthält. Der gleiche Trick lässt sich auch auf Aktenordner anwenden. Um seine Dokumente gut zu organisieren, empfiehlt sich die Anlegung eines Systems zur Organisation. Ordner und Mappen sollten immer mit ihrem ungefähren Inhalt und dem Zeitraum beschriftet sein. Um schnell alles wieder finden zu können, lohnt es sich, ein Inhaltsverzeichnis anzulegen. Dies muss nicht umfangreich mit Seitenzahlen geschehen. Trenner innerhalb des Ordners reichen dafür aus und helfen, Unterlagen schnell zu finden. Zur schnellen Übersicht eignen sich farbige Ordner, welche entsprechend ein Thema zugewiesen bekommen. Wer seine Ordner und Mappen nicht in allen erdenklichen Farben haben möchte, sondern es gerne schlichter mag, kann auf kleine farbige Sticker zurückgreifen. Auf diese Art kann man die Farbgebung minimalistisch halten, ohne dabei die Ordnung einbüßen zu müssen.
4. Auch digital braucht es Ordnung
Büroorganisation bezeichnet nicht nur die physische Organisation von Dokumenten, Akten und dem Arbeitsplatz. Mehr denn je ist heute die digitale Ordnung ein wichtiger Bestandteil des Arbeitslebens. Wer viel oder hauptsächlich digital arbeitet, braucht eine gute digitale Ordnung, um strukturiert und organisiert arbeiten zu können. Genau wie in der physischen Welt können Dokumente und Co bei schlechter Organisation verloren gehen und in den Weiten der Festplatte verschwinden. Wer mit physischen Backup-Systemen oder digitalen Cloud-Systemen arbeitet, sollte diese regelmäßig bespielen und seine Daten sichern. Backups und Datensicherheit sind wichtige Themen beim digitalen Arbeiten. Dateien auf dem Computer sollten, genau wie echte Dokumente, geordnet und sortiert werden. Statt Akten anzulegen, werden am PC Ordner angelegt, welche entsprechend benannt werden sollten. Dateien sollten direkt in die Ordner gespeichert werden, so sind sie leicht wiederzufinden und verschwinden nicht irgendwo auf der Festplatte. Da Dateien immer mit Zeitstempel versehen werden, muss diese nicht selbst eingetragen werden. Darin liegt ein großer Vorteil des digitalen Arbeitens. Auch wenn mal vergessen wurde, eine Datei in den richtigen Ordner zu speichern, kann sie über die Suchfunktion wiedergefunden werden. Chaos entsteht auch schnell im Mail-Postfach. Eine Mail nach der anderen kommt an und bleibt auf unbestimmte Zeit im Postfach liegen. So entsteht schnell ein Durcheinander, welches sich irgendwann nicht mehr überblicken lässt. Um das langfristig zu verhindern und die Mails zu organisieren, sollten diese im Postfach direkt in Ordner eingeordnet werden. Dies kann händisch gemacht werden, das nimmt jedoch immer wieder Zeit in Anspruch. Die meisten Mail-Programme haben eine Funktion, mit der die Mail-Adressen der Sender direkt beim Ankommen in die entsprechenden Ordner eingeordnet werden. Das spart auf Dauer Zeit und organisiert die Mails langfristig. Wichtige Mails können entsprechend markiert werden, so findet man sich schnell wieder. Ab und an sollte man sich Zeit nehmen und alte Mails löschen. Für effizientes Arbeiten lohnt es sich, Shortcuts anzulegen. Wer viel mit bestimmten Webseiten und Anwendungen arbeitet, kann sich auf der Browserstartseite oder der Lesezeichenleiste Verlinkungen anlegen, die einen schnell zur entsprechenden Webseite führen. Mit Blick auf die Zukunft sollte man auch daran denken, seine physischen Unterlagen nach und nach zu digitalisieren. Mit entsprechenden Scannern lassen sich die Dokumente scannen und abspeichern. So sind sie leichter zu verbreiten und mit Backup-Systemen gehen sie auch nicht verloren.
5. Zeitmanagement und Kommunikation
Organisation im Büro lässt sich nicht nur auf die physische Umgebung und die Sortierung von Dokumenten beziehen. Wie man sich persönlich im Arbeitsalltag organisiert und wie man kommuniziert, sind ausschlaggebend für einen guten Ablauf. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, sich persönlich zu organisieren. Ein Klassiker ist der Kalender. Termine, Deadlines und Meetings sollten hier direkt nach Bekanntgabe eingetragen werden, damit man sie nicht wieder vergisst. Für eine bessere Übersicht bietet es sich an, die Termine je nach Thema oder Art des Termins farblich unterschiedlich zu markieren. Die Wahl des Kalenders ist Geschmackssache, doch egal ob als Notizbuch, Wandkalender oder digitaler Kalender, einer ist besser als keiner. Digitale Kalender bieten jedoch einige Vorteile, die analoge Kalender nicht haben. Digitale Kalender lassen sich mit genauen Ortsangaben, Notizen und Links zu digitalen Meetings oder Dokumenten versehen. Besonders praktisch – die Funktion der Erinnerung. Der Kalender sendet zu einem vorher festgelegtem Zeitpunkt eine Erinnerung als Push-Nachricht. Wer dazu neigt Termine leicht zu vergessen, oder sich schnell in Aufgaben verliert, hat so einen guten Überblick, wann was anliegt und die Möglichkeit sich dank Erinnerung rechtzeitig vorzubereiten. Für einen guten Überblick über seine Aufgaben lohnen sich To-do-Listen. Am besten organisiert man seine Aufgaben so, dass wichtige oder zeitintensive Aufgaben an oberster Stelle stehen, damit man sie als Erstes erledigt. Im Verlaufe des Tages kann man dann die To-do-Liste abarbeiten, ohne dass etwas vergessen wird. Wer häufig Meetings mit Kunden, Kollegen oder Mitarbeitern durchführt, kann sich mit Notizen behelfen. Zur Vorbereitung sind Notizen hilfreich, damit man seine Gesprächspunkte im Meeting nicht vergisst und alles ansprechen kann. Für umfangreiche Besprechungen lohnt es sich, Notizen zu machen, um auch im Nachhinein einen Überblick über das Besprochene und die Informationen zu haben. Wie bei allem, ist die Priorisierung von Aufgaben und Themen wichtig sowie die richtige Einschätzung der benötigten Zeit. Aufgaben, die zeitnah erledigt sein müssen und zeitaufwändige Aufgaben sollte man zuerst erledigen oder mindestens vorbereiten. Wichtig ist auch, die Art der Kommunikation. Mails sollten möglichst klar und deutlich verfasst werden, ohne dass Nachfragen nötig ist. Kollegen oder Mitarbeiter, welche ebenfalls die Informationen gebrauchen können, sollten in CC gesetzt werden, damit diese im Bilde sein können. Wenn es darum geht, Themen zu besprechen und Absprachen zu treffen, sollte man abwägen, ob man dies besser per Mail oder in einem Meeting klärt. Nicht für jedes Thema ist ein Meeting nötig, für andere Themen wiederum ist der Mail-Verkehr nicht ausreichend.
